Teletrabajar y mejorar la comunicación interna

Teletrabajar y mejorar la comunicación interna

Teletrabajar y mejorar la comunicación interna

14 julio, 2020 Categoría: General Autor: Cristina Sánchez

Ahora que las oficinas están cerradas –o muy poco frecuentadas- hasta nuevo aviso y nuestras interacciones de trabajo se han visto reducidas a la pantalla y el teclado, queremos hablar sobre la importancia de cuidar el vocabulario y la forma de expresarnos online al teletrabajar. ¿Por qué? Porque ayuda a aumentar la productividad y a reforzar los lazos entre compañeros; mejora la eficacia y agiliza la toma de decisiones. También supone, con el mínimo esfuerzo, un gran cambio en el bienestar de los equipos. Sigue leyendo y averigua cómo aplicarlo en tu rutina de teletrabajo.

Teletrabajar: nueva normalidad y novedosas formas de comunicar

Somos muchos los trabajadores que estamos haciendo home-office desde el inicio de la pandemia, y no recordamos ya ni el último afterwork ni las artimañas para sacar el café bien a la primera en la oficina. Tampoco tenemos tan presente la cara, los gestos ni los chascarrillos de los compañeros. Ahora que todos estamos reducidos a un chat y a las reuniones virtuales de rigor, nos toca manejar emociones, estrés, dudas, informaciones y proyectos en el ámbito virtual. Por eso importa, y mucho, qué escribimos online y cómo lo escribimos.

Hay que cuidar cómo nos comunicamos desde el móvil con compañeros de oficina en tiempos de teletrabajo.
Mejorar las comunicaciones internas con un lenguaje más cuidado en nuestros mensajes de chat y correos es posible y ayuda a teletrabajar de forma eficaz.

Emails, chats internos e informes están reemplazando el lenguaje corporal y sobre todo el tono de las conversaciones más habituales entre trabajadores. Según un estudio de la American Psychologycal Association en 2018 solo el 56% de los receptores de nuestros emails los interpretan correctamente. Esto a la hora de teletrabajar supone un grave problema y, si bien hay que tener en cuenta otros aspectos del teletrabajo para ser eficiente, el lenguaje es quizá uno de los más sencillos de abordar.

Por eso debemos llevar nuestras comunicaciones in-house al siguiente nivel y lo mejor es que para ello solo hacen falta unos pocos clics: en concreto, los suficientes para borrar expresiones manidas y sin significado real, y reemplazarlas por otras más cercanas y amables que ayuden a una mejor colaboración y ritmo de trabajo en remoto. Aquí te los detallamos.

Escribir emails de manera consciente

Evita las frases demasiado largas, las palabras abstractas y especialmente las expresiones negativas. Hay que elegir bien las palabras para conectar con los que nos rodean (y nos leen). Las imágenes mentales que nos componemos al recibir un mensaje son automáticas, y si este ha sido formulado en negativo, nuestro cerebro tendrá que borrar a posteriori la enunciación negativa para quedarse con la idea de fondo, aunque esta sea positiva en inicio.

Una mujer revisa su correo electrónico, tan esencial para la comunicación interna en la nueva normalidad.
Practica una escritura consciente al teletrabajar desde para los emails y mensajes del chat interno como en las reuniones virtuales.

Algo tan simple como en lugar de emplear «Nada que no tenga solución si nos reunimos para hablarlo cuanto antes», utilizar «Reunirnos nos permitirá atajar este problema cuanto antes». Cuando expresamos la información en positivo, evitamos que nuestro interlocutor piense en aquello problemático y esté a la defensiva, bloqueado por la negatividad.

Usar un vocabulario amplio y empático

Todo empieza por controlar el lenguaje y ser consciente de la audiencia a la que te diriges en cada momento. No es lo mismo dirigirte a un compañero que a un jefe ni tampoco es igual el contexto de una decisión crítica que el de una mera solicitud de información. Adecúa el tono y el vocabulario a la situación y el receptor, pero sobre todo, deshazte de las frases de relleno y las expresiones comodín, que además de poco eficaces resultan distantes a la hora de desarrollar un trabajo colaborativo.

Expresiones vacías que no aportan valor:

  • “Perdona que te moleste”
  • “Intentaré que…”
  • “Ya te contaré”
  • “Deberías…”
  • “Como mencioné anteriormente”
  • “No hay problema si…”
  • “Lo siento pero…”
  • “Entiendo cómo te sientes”
  • “Desgraciadamente”
  • “No dudes en contactarme”

Frases positivas para teletrabajar mejor:

  • “¿Qué tal estás?”
  • “Espero que este mensaje te encuentre bien”
  • “Encantado/a de saludarte”
  • “Apreciaría mucho tu ayuda”
  • “Estaré deseando saber qué te parece / recibir tu respuesta”
  • “Disculpa la tardanza en contestar”
  • “Quiero ponerte al día sobre…”
  • “Estaré encantado/a de…”
  • “Muchas gracias por tu colaboración”
  • “Dime si puedo ayudarte en algo”

Si te interesa el potencial de expresiones positivas como las aquí reunidas, un libro que no puedes dejar de leer es La ciencia del lenguaje positivo, de Luis Castellanos, que reflexiona sobre cómo el vocabulario impacta de lleno en nuestra manera de percibir el mundo y de relacionarnos con los otros. Desde nuestra personalidad hasta cómo nos presentamos ante los demás, todo radica en las palabras que elegimos; si son negativas, reducen nuestra creatividad y capacidad para resolver problemas.

Es un libro especialmente útil para ejercitar la escritura y el pensamiento consciente de nuestros discursos internos, ya que ayuda a localizar esas expresiones inconscientes que te frenan para que las sustituyas. Cuando cuidas el lenguaje en el ámbito laboral, no solo eres más productivo y eficaz, sino que también estás cuidando a quienes trabajan contigo. Y todo con unos clics, ¿no es increíble?

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