Reuniones virtuales: 5 consejos para lograr el éxito

Reuniones virtuales: 5 consejos para lograr el éxito

Reuniones virtuales: 5 consejos para lograr el éxito

13 julio, 2020 Categoría: General Autor: 

Trabajar desde casa es la norma global, y en muchas compañías el espíritu de trabajo colaborativo está viéndose resentido por el hándicap de las reuniones de Zoom o similares. Y es que la efectividad no parece aumentar al ritmo que las reuniones virtuales internas -un 40% más según un estudio de la firma de software Hugo, ya que las distracciones y la falta de participación amenazan las videollamadas de trabajo. Aquí te explicamos las técnicas para salvar estos obstáculos y lograr éxitos: 2020 es el año de reinventar el modo de trabajar.

Claves de las mejores reuniones de trabajo

Reuniones de hasta 10 personas en una misma videollamada de Hangouts, Zoom, Skype for Business u otras tantas de las miles de aplicaciones de videollamada surgidas desde el inicio de la pandemia. El caos está servido si no se tienen unas nociones claras de qué puntos cubrir en la reunión grupal y cómo asegurar la participación y un ambiente distendido. Desconectar del debate es más sencillo pantalla mediante, especialmente si ni la cámara web está conectada, y por eso queremos compartiros las técnicas que a nosotros nos están funcionando.

1. Preparar una agenda para las reuniones

Un plan de acción para abordar los temas más importantes y no dejar nada pendiente es esencial. Se trata de listar una suerte de orden del día -preferiblemente con enlace a los recursos de cada tarea, por si hubiera que consultarlos durante la videollamada- y dejarlo abierto por si surgen nuevas cuestiones en la call.

La primera de las claves para que tus reuniones virtuales sean un éxito es planearlas.
Planifica los puntos de interés de la reunión con antelación a la videollamada.

Programa el tiempo de las intervenciones para asegurar que todos participan sin que la reunión grupal se alargue hasta el infinito. Nadie quiere asistir a meetings que podrían haber sido emails ni a videollamadas que más parecen una videoconferencia. Por eso, listadas las actividades y programado el tiempo de participación, comparte el orden del día en un documento dinámico (Google Drive, MS Teams, Notion…). Así tus compañeros tendrán la oportunidad de añadir sus puntos y sobre todo de estar al tanto del contenido de la reunión con tiempo.

2. Crear grupos de videollamada reducidos

Por algo dicen las abuelas aquello de que “el que mucho abarca poco aprieta” -al menos la mía lo dice. Las llamadas grupales pueden ser un auténtico caos de frases interrumpidas y cacofonías varias si no se sabe involucrar solo a la gente indispensable. Aquí en la oficina apostamos por un máximo de 4-5 personas, porque es más fácil de manejar y asegura la participación y duración moderada de la videollamada.

La agilidad es clave en este mundo VUCA, especialmente ahora que la Covid-19 nos ha roto los esquemas. Por complejo que sea un tema, siempre puede atomizarse, como bien nos demuestran los SCRUM master cada vez más presentes en el ecosistema empresarial español. Lo mismo aplica para los equipos: designemos a una persona que sea representante de un tema o parte de la organización y reduzcamos así el aforo de las reuniones grupales.

Una técnica infalible para mejorar las reuniones virtuales es limitarlas al número de participantes imprescindible.
Organiza videollamadas en grupos reducidos para evitar el caos en las reuniones virtuales.

Como colofón, cada participante debe añadir al documento dinámico del orden del día una o dos frases como conclusión del punto sobre el que intervino. Así, el resto del equipo estará alineado con los resultados de la reunión virtual. También es buena idea grabar la videollamada y que quede registrada para posteriores consultas; plataformas como MS Teams ponen esto muy fácil.

3. Conectar cámara a PC para las reuniones

Parece baladí pero a la hora de una reunión de trabajo -y más en condiciones de confinamiento- es tentador permanecer en pijama antes que afrontar el estar medianamente presentable para la videollamada. Es cierto, estos meses aislados del sol y de la vida social no nos han dejado nuestra mejor cara, pero la desescalada, fases mediante, nos ha permitido recuperar algunos viejos hábitos, y el dress code de trabajo no debe ser menos.

No se trata solo de formalidad. En esta época de teletrabajo en España y el mundo entero, se hace más esencial que nunca la presencia virtual de los compañeros y su gestualidad. De hecho, la Universidad de California en un estudio realizado en 2016 concluía que el cerebro necesita registrar el lenguaje no verbal para afianzar la información y darle un sentido. Además, el reconocimiento de una apariencia cuidada -propia y de los demás- ayuda a una recepción más positiva y eficiente de los mensajes.

4. Compartir pantalla y documentos

La videollamada tiene muchos alicientes, y uno de los mejores es el de poder compartir el espacio de trabajo cómodamente para la visualización de documentos. No desaproveches las oportunidades del software. Cualquier exposición apoyada por un elemento visual adquiere más fuerza y consigue retener mejor la atención de los participantes en la videollamada.

Aprovecha las videollamadas para compartir en línea los documentos clave de la reunión.
Visualizar documentos e informes en modo “pantalla compartida” es una buena técnica para mantener la atención y la participación en las reuniones virtuales.

Además de una forma de aportar dinamismo a las reuniones grupales, es un método muy bueno para seguir el hilo a las discusiones y viene apoyado de un chat donde compartir in situ cualquier información, link o captura de pantalla relevante. Eso sí, asegúrate de tener un desktop tan ordenado como debería estarlo tu escritorio físico, y tener solo pestañas relacionadas con el trabajo abiertas en tu ordenador. No sería la primera vez que se cuela alguna información o imagen indeseada en una videollamada, y si no que se lo digan a Alfonso Merlos y su estruendosamente viral “Merlos Place”, que ha trascendido incluso nuestras fronteras.

5. Dejar hablar y escuchar activamente

El multitasking no siempre es sinónimo de eficacia, y menos en un contexto de reunión virtual. Trayendo de nuevo a colación los refranes de mi abuela: “el que mucho abarca, poco aprieta”. Y es que no es plato de buen gusto que llegue tu turno y el resto de los participantes en la videollamada estén distraídos revisando su correo, terminando un informe o navegando por sus tareas. Si el objetivo de las reuniones grupales es mantener la cohesión y la comunicación entre equipos, el primer paso es mostrar respeto y atención a los demás. Del mismo modo que si estuvierais juntos en la sala de reuniones.

Por eso, concéntrate en las intervenciones de tus compañeros y da muestra de ello con tu lenguaje corporal si la cámara web está conectada y con proactividad al formular preguntas si no lo está. También es recomendable que al inicio o al final de la reunión virtual dediquéis unos minutos a preguntaros qué tal va el día y desearos buena jornada. Ya no hay pausas del café, pero siempre se puede trasladar parte de vuestro buen rollo habitual a la pantalla y seguir trabajando tan unidos como siempre.

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